Productiviteit draait niet alleen om zo snel mogelijk werken. Kijk daarom niet alleen naar de cijfers over de pagina’s per minuut van een MFP. Je haalt immers een multifunctionele printer in huis dat kan scannen, printen, kopiëren en eventueel faxen.
Geavanceerde MFP’s bieden vaak de mogelijkheid om verschillende oplossingen te integreren en zo de algehele werkwijze van het bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Je kunt daardoor bijvoorbeeld gemakkelijk documenten opslaan en delen, het printerpark en de apparaten zelf beheren, de uitvoeropties aanpassen, de beveiliging goed afstellen en het apparaat verbinden met de cloud. . Samen in combinatie met print management levert de MFP meer productiviteit en efficiëntie op.
Efficiënter, duurzaam en veilig printen
Door actief beheer en een voortdurende optimalisering van de printinfrastructuur en bijbehorende bedrijfsprocessen is het mogelijk om kosten te besparen en efficiënter te werken. Denk hierbij ook aan de veiligheid van bedrijfsgevoelige informatie. Met print management software verminder je datalekken doordat zowel alle print-, kopieer- en scanopdrachten als de gebruikerstoegang centraal worden geregistreerd.
Met print management worden ook onnodige prints voorkomen. Dit heeft niet alleen een positieve impact op duurzamer werken, maar zorgt ook voor milieubesparing.
Door middel van print management software is het mogelijk om exact inzicht te krijgen in het gebruik van de afdrukapparatuur. In de rapportages kun je zien waar verbeteringen mogelijk zijn en bijsturen waar nodig. In deze rapportages krijg je inzicht in onder andere:
- het aantal afdrukken en kosten per afdeling of medewerker
- tellerstand van de (multifunctionele) printers
- inktpercentage
Met een MFP die snel en eenvoudig documenten kan scannen, hebben je collega’s minder vaak geprinte documenten nodig. Zo kan je, als een document eenmaal hebt gescand, deze gemakkelijk opslaan en delen met zo veel mensen als je maar wilt. Zoeken, vinden en beheren van documenten is nog vaak een uitdaging. Maar met de OCR-functionaliteit (automatische herkenning van data) of een specifieke documentoplossing zorg je ervoor dat je informatie makkelijk en snel terug kunt vinden.
Tevens kunnen veel MFP’s documenten op allerlei manieren afwerken. Je kan bijvoorbeeld perforeren, nieten, binden, vouwen of tot een boekje maken. Door dit allemaal op 1 machine automatisch te kunnen doen, bespaar je tijd om documenten handmatig af te werken.
